Föreningen och administrationen

Inom den svenska idrottsrörelsen hanteras en stor mängd personuppgifter, alltså uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Dessa uppgifter administreras genom papper eller digitalt, bland annat för att hålla ordning i medlemsregister, fördela ekonomiska stöd eller arrangera tävlingar.

Det här avsnittet berör kort de administrativa krav som ställs på idrottsföreningar, och vilka fördelar det också för med sig. Därefter presenteras IdrottOnline, dess funktioner och användningsområden. Se filmen nedan för en introduktion till området.

Administrativa krav

Inom ideella organisationer gäller det att ha koll på sina medlemmar. Enligt Riksidrottsförbundets stadgar (8 kap. 5 §) är en förening som är medlem i ett förbund inom Riksidrottsförbundet skyldig att föra medlemsförteckning.

Från 25 maj 2018 gäller EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) som innebär ett stärkt skydd för enskildas personliga integritet. GDPR ställer hårdare krav på hur personuppgifter behandlas, det finns särskilda regler för hur dessa uppgifter ska hanteras på ett tryggt och säkert sätt. I slutändan handlar det om att skydda enskilda personers rättigheter. För att behålla människors förtroende är det viktigt att hela idrottsrörelsen följer de regler som finns.

Fördjupning

Här finns tips till dig som vill läsa mer om GDPR 

Reflektera

• Hur administrerar din förening medlemmar i dag?
• Vilka personuppgifter behandlar föreningen i medlemsregistret?
• Hur kan föreningen effektivisera administrationen?

 

Vad är IdrottOnline?

IdrottOnline är idrottsrörelsens gemensamma verksamhetsstöd. Alla föreningar och förbund som är anslutna till Riksidrottsförbundet har tillgång till IdrottOnline helt kostnadsfritt. 

Syftet med IdrottOnline är att underlätta både administration och kommunikation för svensk idrottsrörelse, det vill säga föreningar, förbund och medlemmar.

Systemet är byggt utifrån att föreningen ska hitta allt på ett och samma ställe. Genom att binda samman medlemsregister, organisation, utbildning, tävling och ansökningsförfaranden till det statliga lokala aktivitetsstödet (LOK-stöd) och Projektstöd, tillhandahåller IdrottOnline ett uppdaterat register över svensk idrottsrörelse som resulterar i mer korrekt data och i sin tur en kraftfull statistik och ett rapportunderlag.

Administrationsverktyget innehåller information och kopplingar för person och organisation inom hela idrottsrörelsen. Tack vare detta underlättar IdrottOnline både obligatorisk och nödvändig administration inom en idrott, till exempel genom digitaliserad projektstödsansökan (statlig satsning på barn- och ungdomsidrott), ett webbaserat medlemsregister kopplat mot SPAR (Statens personuppgiftsregister) och automatiserat underlag för LOK-stödsansökning (som föreningar kan söka för aktiva i åldrarna 7-25 år).

IdrottOnline finns också för Distriktsidrottsförbund (DF) och Specialidrottsförbund (SF). Förbunden har kopplingar mot sina medlemsorganisationer till det gemensamma administrativa verktyget vilket gör det enkelt och effektivt för förbund och föreningar att samverka.

Funktioner och användningsområden inom IdrottOnline

Som idrottsorganisation finns det olika behov och användningsområden:

• Hantera medlemmar
• Hantera medlemsavgifter och koppla ihop med externa bokföringssystem
• Närvaroregistrera aktiviteter och förenkla statlig LOK-ansökan
• Ansöka om Projektstöd och andra bidragsformer

Hantera medlemmar

Medlemskapet är grunden till hela föreningslivet. Utan medlemmar – ingen förening. När en person väljer att bli medlem i en idrottsförening får hen också möjligheten att genom demokratiska val vara med och påverka föreningens verksamhet.

Alla föreningar som är medlemmar i ett specialidrottsförbund som är anslutet till Riksidrottsförbundet, har möjlighet att använda sig av medlemsregistret i IdrottOnline. Här kan personer med administratörsroll sköta om hela föreningens register och ta ut rapporter och statistik.

Medlemmar med fullständigt personnummer uppdateras mot folkbokföringen (SPAR) utan kostnad för föreningen. När föreningen ska göra ett utskick eller söka kommunala bidrag är det en fördel att adressen är rätt. Allt detta görs för att garantera högsta möjliga datakvalitet.

För att kunna hantera föreningens medlemsregister behövs någon av nedanstående roller:

• Klubbadministratör
• Huvudadministratör

Fördjupning

Om du vill lära dig mer om hur medlemsregistret i IdrottOnline fungerar så hittar du på nedanstående länk tips och instruktioner. Du kommer då till en samlingssida som visar drygt 20 korta filmer som vägleder dig i medlemsregistrets olika delar.

Tips till dig som vill lära dig mer om medlemsregistret i IdrottOnline 

Hantera medlemsavgifter

Genom IdrottOnline kan en förening hantera avgifter på förenings- eller förbundsnivå. Betalning sker med kort, plusgiro, bankgiro eller direktbetalning. 

IdrottOnline erbjuder möjligheten att hjälpa till att hålla koll på föreningens olika avgifter. Med en direkt koppling mot medlemsregistret blir det enklare att hantera olika prisgrupper och rabatter. Genom samordning med externa bokföringssystem, såsom Fortnox och Swedbank E-bokföring, förenklas arbetet för föreningens kassör avsevärt.

För att kunna använda avgiftshanteringen fullt ut krävs att ett antal organisationsuppgifter finns registrerade samt att medlemmar lagts till och fått roller tillsatt, och familjetillhörighet om familjerabatter finns i föreningen.

För att kunna hantera medlemsavgifter och andra avgifter behövs någon av nedanstående roller:

• Klubbadministratör
• Kassör
• Ordförande

För att kunna hantera fakturor i Fortnox behövs rollen Fortnoxanvändare.

Fördjupning

Om du vill lära dig mer om hur avgiftshantering i IdrottOnline fungerar så hittar du på nedanstående länk tips och instruktioner. Du kommer då till en samlingssida som visar fem korta filmer som vägleder dig i avgiftshanteringens olika delar.

Dessutom hittar du information om Swedbank och Fortknox.

Tips till dig som vill lära dig mer om avgiftshantering i IdrottOnline 

Swedbank E-bokföring 

Fortnox 

Närvaroregistrera aktiviteter

Via IdrottOnline är det enkelt att digitalt närvaroregistrera föreningens medlemmar. Föreningen kan direkt via bland annat appen LOK-registrering se föreningens alla LOK-stödsaktiviteter, lägga upp nya aktiviteter och knyta både befintliga och nya medlemmar till de olika aktiviteterna.

Vid varje enskilt träningstillfälle är det enkelt att markera vilka medlemmar som deltagit och vilka som inte kom. Allt uppdateras därefter direkt i IdrottOnline. Ansökan som skickas till Riksidrottsförbundet är sammanställd så att även om föreningen utövar mer än en idrott behövs endast ett formulär fyllas i.

För att kunna närvaroregistrera aktiviteter behövs rollen Aktivitetsledare.

För att kunna skicka in en LOK-ansökan behövs någon av nedanstående roller:

• Kassör
• LOK-stödsansvarig firmatecknare
• Ordförande

Fördjupning

Om du vill lära dig mer om hur man hanterar aktiviteter i IdrottOnline och skickar in en LOK-ansökan så hittar du på nedanstående länkar varsin film som ger dig tips och instruktioner. 

Tips till dig som vill lära dig mer om aktiviteter i IdrottOnline

Tips  till dig som vill lära dig mer om LOK-stöd i IdrottOnline

Ansöka om Projektstöd och andra bidragsformer

Projektstöd är en satsning på svensk barn- och ungdomsidrott där inriktningen är att rekrytera och behålla fler medlemmar  i idrottsföreningarna.

Genom Projektstöd barn- och ungdomsidrott kan föreningar via digitala formulär söka bidrag från sitt Specialidrottsförbund, Distriktsidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna till sina projekt. I IdrottOnline kan varje förening därefter se en tydlig samlad bild av sina samtliga ansökningar.

För att kunna skicka in en ansökan om idrottslyftsmedel behövs någon av nedanstående roller:

• Kassör
• Idrottsmedel firmatecknare
• Ordförande

Avslutningsvis, titta på filmen nedan för tankar kring vad som krävs för en effektiv administration.

 

Reflektera

• Vilka funktioner inom IdrottOnline kan vara användbara för din förening?
• Vad skulle din förening behöva göra för att underlätta administrationen?
  
  

Här hittar du ett lärgruppsmaterial för att ta samtalet vidare för detta avsnitt (pdf).

Bra jobbat! Nu har du jobbat dig igenom utbildningens samtliga avsnitt. Nu kan du välja att gå vidare till Testa dig själv och/eller Vill du lära dig mer. Kom ihåg att gå till Registrering och diplom för att göra en kort utvärdering och få möjligheten att skriva ut ett diplom till dig.